DocuSign v praxi: Jak elektronický podpis mění byznys v Česku

Elektronický podpis už dávno není žádnou novinkou ve velkých firmách. Dnes ho využívají i malé a střední podniky, personalisté, makléři i účetní. Důvod je jednoduchý: podepisování dokumentů na dálku šetří čas, peníze i nervy. S nástroji, jako je DocuSign, zvládnete vše online od prvního podpisu až po archivaci dokumentů.

Jak DocuSign usnadňuje firmám život 

DocuSign je komplexní systém pro elektronické podepisování, schvalování i archivaci dokumentů. Vše na jednom místě, v reálném čase a bez papírového zdržení. Umožňuje sledování postupu podpisu dokumentu, ověřování identity podpisujících i následné zabezpečené uložení, ideální řešení pro jakýkoli obor.

Pohodlí pro zákazníky i zaměstnance

Dnešní klienti, partneři i zaměstnanci očekávají jednoduché a pohodlné procesy. S DocuSignem mohou podepsat prakticky jakýkoli typ smlouvy, ať už z počítače, tabletu nebo telefonu. Podpis je rychlý, přehledný a bez zbytečného papírování.

Navíc můžete celý proces podepisování přizpůsobit svému brandu. Díky responzivnímu rozhraní a vlastnímu vizuálnímu stylu zajistíte profesionální a důvěryhodný dojem.

Efektivita pro vaše týmy

Vaši lidé ocení, že mohou smlouvy rychle připravit, odeslat a schválit, bez zdlouhavého e-mailování nebo tisku dokumentů. Místo administrativy se mohou naplno věnovat své práci. Díky DocuSignu tak šetříte čas, energii i náklady.

Systém nabízí i šablony, možnost komentářů a konfigurovatelné pracovní postupy, takže si celý proces snadno přizpůsobíte svým potřebám. A pokud potřebujete, můžete vše snadno upravit podle typu dokumentu, procesu nebo týmu.

Snadné propojení s vašimi nástroji

DocuSign skvěle funguje samostatně, ale ještě lépe jako součást vašeho ekosystému. Lze ho snadno integrovat s nástroji, které už používáte například Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace, Zoom a dalšími. Díky předpřipraveným integracím a robustnímu API snadno připojíte elektronické podpisy do svých stávajících procesů.

Oblasti, kde DocuSign zrychluje každodenní byznys

• Finanční poradenství

  Automatizujte procesy finančních dohod, zrychlete dobu onboardingu a snižte rizika v regulovaných odvětvích. Elektronický podpis výrazně zjednodušuje agendu kolem otevření účtů, podávání žádostí o půjčky či hypotéky, zpracování účetních závěrek, změn adres nebo příjemců i ověřování identity (KYC). Všechny tyto kroky mohou probíhat digitálně, bez zbytečných zdržení a s maximálním zabezpečením.

  
  

• Pojištění

  Zjednodušte komunikaci s klienty i agenty díky digitálnímu podepisování. Elektronický podpis umožňuje rychlejší dodání všech potřebných podkladů a hladké vyřízení pojistných událostí – bez zbytečných průtahů. Ať už jde o zprávy o nehodách, změny adresy, sdílení lékařských zpráv nebo podepisování pojistných podmínek, vše můžete řešit online, přehledně a bezpečně. Klienti i vaši pracovníci ocení jednoduché a bezpapírové řešení.

  
  

• Reality

  Digitalizujte celý proces prodeje i pronájmu nemovitostí a získejte náskok. S DocuSignem můžete všechny realitní dokumenty – od nájemních, podnájemních a kupních smluv přes registrace a licencování makléřů až po záznamy z prohlídek či předávací protokoly – odesílat a podepisovat rychle a bezpečně online. Výsledkem je profesionální a moderní zážitek, který ocení jak klienti, tak i vaši zaměstnanci.

  
  

• Personalistika

  Zrychlete a zpřehledněte veškeré HR procesy – od náboru až po poslední pracovní den. S pomocí elektronického podpisu můžete digitálně zpracovat vše od oslovovacích dopisů, ověření uchazečů a NDA smluv, přes onboarding dokumenty a hodnocení výkonu až po předávací protokoly. Vaše HR oddělení bude pracovat efektivněji, zaměstnanci ocení jednoduchost a celý proces získá profesionální úroveň bez zbytečného papírování.

  
  

• Obchod

  Uzavírejte obchody rychleji a zvyšte obrat díky digitalizovanému podepisování. S DocuSignem zvládnete odesílat a podepisovat objednávky, kupní smlouvy, dodací listy, předávací protokoly i specifické obchodní nebo všeobecné podmínky během několika minut, bez čekání a papírování. Vaši obchodníci budou mít volné ruce pro další příležitosti a zákazníci ocení rychlé a profesionální jednání.

  
  

• Další možnosti

  Možnosti využití elektronického podpisu jsou téměř nekonečné. Kromě uvedených scénářů nachází DocuSign uplatnění i v dalších oblastech – například v právním oddělení pro správu smluv a plných mocí, ve financích při schvalování faktur či rozpočtů, v IT při řízení přístupů a SLA dokumentace nebo v nákupu a veřejných zakázkách (procurement). Všude tam, kde je potřeba mít dokumenty rychle, bezpečně a transparentně podepsané, šetří elektronický podpis čas i starosti.

DocuSign u vás? Jde to snadno

Jsme certifikovaný partner DocuSignu s desítkami úspěšných implementací napříč obory. Pomůžeme vám podepisování nejen nasadit, ale opravdu zjednodušit každodenní práci. Rychle, na míru a srozumitelně.